Как проходит подготовка документов к архивному хранению
- Суббота, Дек 29 2018
- Полезное2
Большинство предпринимателей, пока дела идут хорошо, не задумываются о том, что однажды у них может возникнуть необходимость передавать документы на государственное архивное хранение. А многие вообще не знают о том, что такое бывает.
Тем не менее компании периодически закрываются, ликвидируются, часть бумаг приходится сдавать, а значит, требуется подготовка документов к архивному хранению. Рассмотрим, что это такое и как происходит процесс.
Какие документы нужно сдавать?
При ликвидации компании требуется передавать на хранение ряд файлов, связанных с личным составом организации. В этот список входят:
- приказы по личному составу — прием, увольнение, поощрение, перевод и т.д.;
- трудовые договоры;
- договоры подряда;
- личные карточки Т-2;
- лицевые счета или расчетные ведомости.
Кроме того, потребуется составить ряд сопроводительных документов и провести предварительную обработку, потому что если просто принести стопку бумаг в архив, ее, конечно же, не примут.
Куда сдавать документы?
Все вышеперечисленные бумаги петербургские организации сдают в ЦГАЛС СПб (Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга). Также может потребоваться передача ряда файлов в ЦГА СПб (Центральный государственный архив Санкт-Петербурга).
Как производить архивную обработку дел?
Для того, чтобы подготовить документы к передаче, необходимо провести предварительную обработку, а также создать научно-справочный аппарат к ним. Чтобы ознакомиться с подробным описание данной процедуры, вам потребуется изучить документ «Основные правила работы архивов организаций», утвержденный Решением Коллегии Росархива 06.02.2002 года.
Кроме того, для подготовки научно-справочного аппарата потребуются оригиналы или копии других документов:
- устав;
- протокол решения о создании организации;
- протокол решения о ликвидации организации;
- протоколы прочих решений, например, о переименовании, смене юридического адреса и т.д.
- свидетельство ОГРН, ЕГРЮЛ, КПП;
- свидетельство ИНН организации.
Если этот процесс кажется вам слишком сложным и хлопотным, вы можете доверить всю работу профессионалам. Эти услуги оказывают профессиональные архивисты, которые не только великолепно знают законодательство, но и имеют большой опыт передачи дел в государственные архивы, налаженные отношения с сотрудниками государственных фондов. Благодаря этому, и подготовка, и передача бумаг происходит максимально быстро и эффективно.